۱. مسئول پردازش و راه تماس
صاحب امتیاز سارا السادات میروکیلی است. درخواست حریم خصوصی از بخش «پشتیبانی» داخل حساب دریافت می‌شود. اگر ورود ممکن نباشد، مکاتبه رسمی به نشانی یزد، خیابان طالقانی، جنب بانک تجارت، پلاک ۱۰۰ ارسال می‌شود.
۲. اطلاعات پردازش‌شده
- نام، شماره همراه و اطلاعات لازم برای حساب؛
- نام دفتر، اعضا و سطح دسترسی؛
- اطلاعات مشتری، نیاز، ملک، پیگیری، بازدید و نتیجه واردشده توسط کاربران؛
- اطلاعات فنی و امنیتی لازم مانند نشست و رخداد امنیتی؛
- متن و پیام‌های تیکت پشتیبانی.
۳. هدف استفاده
- ارائه امکانات فعال پایلوت؛
- احراز هویت، کنترل دسترسی و جلوگیری از سوءاستفاده؛
- محاسبه پیشنهادهای تطبیق درون دفتر؛
- پاسخ به پشتیبانی؛
- رفع خطا، پشتیبان‌گیری و حفظ امنیت؛
- اندازه‌گیری محدود پایلوت بدون ذخیره متن آزاد مشتری در سنجه‌های محصول.
۴. کمینه‌سازی و مسئولیت دفتر
دفتر باید فقط اطلاعات لازم برای کار مشروع را ثبت کند و از درج اسناد هویتی یا اطلاعات حساس غیرضروری در یادداشت آزاد خودداری کند.
مدیر دفتر تعیین می‌کند کدام اعضا به داده‌های فضای کاری دسترسی دارند.
۵. جداسازی دفاتر
اطلاعات عملیاتی هر دفتر با شناسه فضای کاری جدا می‌شود و کاربران یک دفتر نباید اطلاعات دفتر دیگر را ببینند.
شبکه اشتراک‌گذاری بین دفاتر در این پایلوت فعال نیست؛ ثبت مشتری یا ملک باعث انتشار برای دفتر دیگر نمی‌شود.
۶. زیرساخت و ارائه‌دهندگان
برنامه و پایگاه داده روی زیرساخت ابری لیارا میزبانی می‌شوند و ارائه‌دهنده فقط در حد لازم برای میزبانی، امنیت و رفع اشکال فنی داده را پردازش می‌کند.
در پایلوت جاری، شرح نیاز به ارائه‌دهنده هوش مصنوعی ارسال نمی‌شود؛ پیامک خودکار و پرداخت آنلاین نیز فعال نیستند.
۷. امنیت
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، نشست امن، ارتباط رمزگذاری‌شده، ثبت رخدادهای مهم و پشتیبان‌گیری برای کاهش خطر استفاده می‌شوند. هیچ سامانه‌ای مصونیت مطلق ندارد.
رخدادهای امنیتی در حالت معمول ۱۸۰ روز نگهداری و سپس حذف یا بی‌نام می‌شوند؛ اگر بررسی رخداد یا تکلیف قانونی ادامه داشته باشد، فقط سوابق لازم تا پایان همان ضرورت نگهداری می‌شود.
در رخداد امنیتی مهم، پس از بررسی اولیه افراد متأثر در زمان معقول آگاه می‌شوند.
۸. نگهداری و حذف
اطلاعات عملیاتی در مدت پایلوت نگهداری می‌شود. پس از پایان، مدیر تا ۷ روز می‌تواند درخواست خروجی یا ادامه دسترسی را با تیکت ثبت کند.
پس از دریافت درخواست معتبر، هویت و اختیار مدیر بررسی می‌شود. خروجی موجود حداکثر تا ۷ روز کاری آماده و حذف داده فعال حداکثر تا ۳۰ روز تقویمی انجام می‌شود؛ مگر اینکه نگهداری بخشی از اطلاعات برای رسیدگی امنیتی یا تکلیف قانونی ضروری باشد.
پایگاه داده دارای نسخه پشتیبان روزانه با چرخه نگهداری ۷روزه است. داده حذف‌شده ممکن است حداکثر ۷ روز دیگر فقط در نسخه پشتیبان باقی بماند، سپس با گردش عادی بکاپ خارج می‌شود و برای کار روزمره بازیابی نخواهد شد.
اجرای کامل خروجی‌گیری و حذف یک فضای کاری باید پیش از انتشار عمومی سند در محیط غیرتولیدی آزموده و ثبت شود.
۹. درخواست‌های کاربران
کاربر می‌تواند درخواست دسترسی، اصلاح یا حذف اطلاعات حساب شخصی را در تیکت ثبت کند. مدیر دفتر می‌تواند خروجی یا حذف فضای کاری را بخواهد.
درخواست حساس منوط به احراز هویت و بررسی اختیار است. سوابق امنیتی یا اطلاعات دارای الزام قانونی ممکن است باقی بماند.
۱۱. تغییر سیاست
نسخه و تاریخ سند در ابتدای صفحه درج می‌شود. تغییر مهم پیش از اجرا در برنامه اعلام و در صورت لزوم پذیرش صریح دوباره دریافت می‌شود.